Le Système de gouvernement des Etats-Unis repose sur l’existence d’une communauté bien informée et sur la capacité pour cette communauté d’accéder à l’information, y compris celle contenue dans les archives gouvernementales. Nos principes démocratiques exigent aussi que le peuple américain soit Informe des activités de son gouvernement. En dépit de notre foi en l’accès à l’information à travers nos archives, 1’interêt National a exige que certaines informations soient maintenues confidentielles Pour protéger nos citoyens, nos institutions démocratiques et notre action dans la communauté des nations. Déterminer quelle information gouvernementale doit faire l’objet d’une réserve de communication, de qui émane cette réserve et pour combien de temps, est le rôle des lois, des règlements, et des ordres exécutifs. Le but de ce bref article consiste à expliquer comment la NARA est régie et comment sont mises en application ces lois, ces règlements et ces ordres exécutifs. La NARA a la garde des données du gouvernement fédéral dont la valeur archivistique à long terme a été reconnue tant pour le gouvernement que le public. Elle cherche, au sens le plus large possible, à rendre ces données accessibles aux chercheurs. De fait, la plupart des données sont consultables sans restriction. Cependant, la NARA a la responsabilité de trier certaines séries de données pour identifier et retenir l’information qui ne peut pas être mise à disposition des chercheurs. Les données sont triées selon les dispositions de la loi concernant la liberté d’information (FOIA; 5 U. S. C. 552, comme amende). Cette loi exige que toute information contenue dans les dossiers des agences exécutives gouvernementales fédérales soit mise à disposition du public sauf à tomber sous le coup de réserves inscrites dans neuf cas d’exception. On compte neuf catégories d’exceptions. Celles-ci concernent la NARA et les chercheurs lorsqu’ils font face
– à des informations relevant de la sécurité nationale;
– à des informations relevant uniquement des règlements internes du personnel et des pratiques d’une agence;
– à des informations qui sont statutairement non dilatables;
– à des secrets touchant les échanges, l’information privilégiée ou confidentielle obtenue d’une personne touchant le commerce ou la finance;
– à des fichiers de personnel et des fichiers médicaux ainsi que tous les fichiers similaires qui, s’ils étaient diffus, constitueraient une atteinte clairement injustifiée de la sphère intime;
– à l’information compilée en vue de 1’application de la loi et qui pourrait raisonnablement interférer avec les procédures d’exécution et qui priverait une personne du droit à un procès équitable ou à un jugement impartial, qui constituerait une atteinte injustifiée à la sphère intime, qui dévoilerait l’identité d’une source confidentielle ou de techniques et des procédures sensibles pour l’application de la loi, ou qui occasionnerait un risque pour la vie ou la sürete physique de n’importe quel individu.
Lorsqu’une donnée ou un fichier relèvent d’une des exceptions de la FOIA, et que les données ne sont pas transmises aux chercheurs, ils peuvent demander que cette information soit mise à leur disposition. L’information soumise à réserve est alors réexaminée pour déterminer s’il est tout de même possible de la mettre à disposition. Si finalement les données ne peuvent pas être consultées, les chercheurs peuvent demander l’information sous le sceau de la FOIA. Quand ils le font, la NARA doit mettre à leur disposition toute information tirée des enregistrements qui ne relève pas d’une des exceptions. II est de la responsabilité de la NARA de mettre autant de sérieux à retenir
l’information qu’à préserver et mettre à disposition les données. Les évènements terroristes du 11 septembre 2001 et les évènements subséquents ont eu pour effet que toute l’équipe de la NARA a analyse encore plus minutieusement les données avant de les mettre à disposition du public. Pourtant, le personnel de NARA développe une énergie considérable pour rendre l’information aussi accessible que possible. Comme la plupart des archivistes, le personnel de la NARA comprend l’importance ultime des données archivées: fournir la base nécessaire à la compréhension de ce que nous avons été, aider à nous orienter au présent et fournir une direction pour notre progrès dans l’avenir.
(Traduction Frédéric Sardet)